DMS M-Soft
Immer mehr Geschäftspost kommt auf digitalem Wege ins Büro. Vom Angebot über Aufträge bis hin zu Rechnungen. Die Digitalisierung ist längst nicht mehr wegzudenken.
Aber wie gehen Sie mit Ihrer digitalen Post um? Drucken Sie diese aus und archivieren im klassischen Ordner – so wie man es gewohnt ist? Oder lassen Sie E-Mails im Mailprogramm und sortieren diese ggf. in entsprechende Unterordner?
Dann sollten Sie jetzt besser weiterlesen. Denn gerade bei elektronisch erstellten und empfangenen Dokumenten gibt es rechtliche Vorgaben, die Ihnen nicht nur das Archivieren leichter machen sondern Sie auch rechtssicher bei Prüfungen aufstellen:
- Dokumente, die elektronisch erstellt und empfangen werden, sind digital zu archivieren
- Dieses Archiv hat dabei bestimmte Voraussetzungen zu erfüllen. Z.B. müssen Änderungen am ursprünglichen Dokument dokumentiert und das Original muss beibehalten werden
- Auch Geschäftsbriefe, die Sie noch per Post, Fax o.ä. erhalten, können eingescannt und im Dokumentenmangementsystem archiviert werden. So haben Sie ein Archiv und müssen nicht mehr in Ordnern suchen
- Bitte beachten Sie, dass es Ausnahmen gibt, die noch ein Ausdrucken und Archivieren von Papierbelegen fordern.
Mit dem Dokumentenmanagementsystem M•SOFT DMS können Sie zudem
- Dokumente in Sekundenschnelle per Stichwortsuche finden
- Zugriffsberechtigungen festlegen: nicht jeder Mitarbeiter darf z.B. Einsicht in Verträge erhalten
- Durch die Integration in PASST.prime / Business five von M·SOFT lassen sich die archivierten Belege einzelnen Vorgängen zuordnen
- Per App können Sie mobil auf Ihre gesamten Ordner, Belege und Informationen zugreifen (on- und offline)
Sie möchten Ihre Archivierung rechtssicher aufstellen und dabei noch von den Vorteilen profitieren?
Gerne beraten wir Sie zum M·SOFT DMS.